第322回計画性

2019年09月22日

仕事において「計画」はなぜ大事なのか。

答えは単純である。ほとんどの仕事には時間的制約があるからである。無尽蔵に試行錯誤はできない。いくら質が高い仕事でも、納期を守らなければ価値が失われる。多くの仕事にはそういった時間的制約が含まれる。

だからこそ「この時間までにこれを終わらせる」という計画性の有無が、その人の仕事の質やその人に対する信頼に直結する。計画性なく仕事をする人に大きな仕事は任せられない。あまりにも行き当たりばったり過ぎる人を見て、「この人は結果を出しそう」とはなかなか思えないだろう。

また、仕事には時間的制約があるからこそ、計画通り進まなくなった際に、周囲との調整や交渉が必要になる。

しかし計画も立てず、行き当たりばったりで仕事をする人は、調整や交渉のタイミングが読めない。結局追い込まれる。

しばしば「計画を立てても変わるから意味がない」という人がいる。しかし、「計画を立てなさい」という話は「決めた計画通りに動きなさい」という話とイコールではない。仕事には必ず不確実性が存在する。計画通りに終わらないこと、計画していなかった予期せぬ事態が発生することは日常茶飯事である。そもそも、計画通りに進むことなんて稀だ。

しかし、そんな風に計画通りにいかないことがあっても、事前に計画を立てていれば、その遅延が全体にどのくらい影響を与えるのか、どの作業が押し出されるのか、提出までに間に合うのか、間に合わないのならどのタイミングでスケジュールの再調整をかけるべきか、先手先手で動くことができる。

一方で計画をきちんと立てて仕事をしない人は、このペースのままで予定通り終わるのか、あるいはとても間に合わないペースで仕事をしてしまっているのか、どのタイミングで上長の確認を取るのが現実的か、それらが予測できない。結果、ギリギリになって慌てだす。

計画は、計画通り動くために立てるのではない。むしろ想定外のことが起きるときのために立てておくべきなのである。

計画を立てることに慣れていない人は、最初のうちはできるだけ細かく分解して計画を立てるのがいい。

いずれにしろ、計画を立てて仕事をするということを習慣化していかなければ、時間をコントロールした仕事の仕方は身に付かない。

もし、自分には計画を立てる習慣がない、完了の予想がいつも大きく外れてしまう、ついダラダラと時間を浪費してしまう、ギリギリになって慌ててばかりいる、スケジュール調整のタイミングを見失い追い込まれてしまう、というのであれば、上記のように細かく時間とタスクを区切って仕事をしていくといいのではないか。

これを2年続けるだけで、仕事における時間の使い方が随分とうまくなるはずである。

本田